In der heutigen digitalen Geschäftswelt ist die effektive Zustellung von E-Mails ein entscheidender Erfolgsfaktor sowohl in B2C als auch B2B. Relevante E-Mails sind nicht nur Newsletter- oder Marketing-E-Mails, sondern auch transaktionale E-Mails wie zum Beispiel Buchungsbestätigungen, Rechnungsversand oder Versand-Updates. Ein zuverlässiger E-Mail-Versand kann dabei helfen, dass Ihre Nachrichten ihr Ziel erreichen und von Ihren Empfängern gelesen werden.
Zusätzlich führen Spam-Nachrichten und unprofessionell geplante Kampagnen dazu, dass immer mehr E-Mail-Clients (GMX oder GMail) oder E-Mail-Hoster (Cyon oder Hostpoint) verschiedene Beschränkungen, schwarze Listen und Sperren einführen. Wenn ihr Unternehmen auf eine solche Liste kommt, ist es schwierig, erfolgreich Mails zu versenden.
Um sicherzustellen, dass der Aufwand für die Erstellung von E-Mails (Transaktions-, Unternehmens- und Marketingkommunikation) zu Ergebnissen führt und Ihre Nachrichten an die beabsichtigten Empfänger zugestellt werden, müssen Unternehmen auch zahlreiche Beschränkungen beachten, die vom Gesetzgeber auferlegt werden. Im September 2023 führt die Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz ein, auf das wir in einem weiteren Artikel eingehen werden.
In diesem Artikel möchten wir Ihnen die Vorteile einer professionellen E-Mail-Versandlösung vorstellen und Ihnen zeigen, wie und warum Sie eine externe Versandlösung auch in der Schweiz einsetzen können und den E-Mailversand outsourcen sollten.
Was ist ein E-Mail-Zustelldienst bzw. E-Mail-Versanddienst?
Ein E-Mail-Zustelldienst (externe Versandlösung, outsourcing) bietet Unternehmen die Möglichkeit, grosse Mengen an E-Mails schnell und zuverlässig zu versenden. Der Service umfasst die Bereitstellung der Infrastruktur, die Abwicklung der technischen Aspekte der Aufgabe und die Gewährleistung von Unterstützung bei jedem Schritt des Prozesses. Unternehmen, die E-Mail-Zustelldienste nutzen, automatisieren die meisten ihrer Vorgänge im Zusammenhang mit dem Versand von Transaktions-, Betriebs- oder Marketing-E-Mails, indem sie diese auf die Seite des Anbieters verlagern, um eine zuverlässige Kommunikation mit Kunden, Geschäftspartnern und Mitarbeitern sicherzustellen. Es gibt mehrere Gründe, warum die Optimierung Ihres E-Mail-Versandverfahrens von Bedeutung ist:
Vorteile eines externen E-Mailversands in der Schweiz
Zuverlässige Zustellbarkeit der E-Mails
Ein Hauptvorteil eines E-Mail-Zustelldienstes ist die verbesserte Zustellbarkeit. Durch die Zusammenarbeit mit einem zuverlässigen Dienstleister können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails den Posteingang der Empfänger erreichen und nicht im Spam-Ordner landen. E-Mail-Zustelldienste verfügen über fortschrittliche Mechanismen und Geschäftsbeziehungen zu Internetdienstanbietern, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten den gewünschten Adressaten zugestellt werden.
Es gibt viele Faktoren, die die Zustellbarkeit von E-Mails beeinflussen. Dazu gehören die Qualität der E-Mail & Internetdienstanbietern (ISPs), unzureichende Formatierung, Domainauthorität und Domainreputation. Der Dienstleister kümmert sich um die Authentifizierung Ihrer IP-Adressen, die Überwachung von Sperrlisten, die Einrichtung von Protokollen wie DKIM, SPF und DMARC und vieles mehr. Dadurch profitieren Sie von einer hohen Zustellbarkeit Ihrer Nachrichten.
E-Mail-Volumen und Versand Skalierbarkeit
Wenn Sie nur wenige E-Mails versenden müssen, können Sie dies möglicherweise ohne externe Hilfe oder sogar manuell erledigen. Wenn Sie jedoch grosse Mengen an E-Mails versenden müssen, einschliesslich automatisierter Transaktions-E-Mails, werden Sie ohne einen E-Mail-Zustelldienst ausgebremst.
Beliebte E-Mail-Clients wie Gmail und Outlook haben Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl der Empfänger und der gleichzeitigen E-Mail-Versendung. Mit einem ausgelagerten Versand-Service können Sie grosse Mengen an E-Mails effizient verarbeiten, ohne dabei die Zustellbarkeit, die Geschwindigkeit oder den Ruf ihrer Domain zu beeinträchtigen. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie über eine wachsende Kundenbasis verfügen oder E-Mail-Marketingkampagnen durchführen möchten.
Sicherheit im Massenversand
Sowohl Ihre Daten als auch die der Empfänger Ihrer E-Mails sind zu jeder Zeit geschützt. Seriöse E-Mail-Zustelldienstleister bieten mehrere Funktionen, um eine hohe Sicherheit zu gewährleisten. Eine dieser Funktionen ist die Verwendung separater Versandkonten. Dadurch verwenden Sie ein Konto für Ihre Marketingkampagnen und ein anderes für den Versand von Transaktions-E-Mails.
Schutz vor E-Mail Blacklisting und Spam-Filtern
Wie bereits erwähnt, verschärfen E-Mail-Clients ihre Anforderungen, um Benutzer vor dem Empfang von Spam-E-Mails zu schützen. Leider führt dies dazu, dass Unternehmen häufig fälschlicherweise als Spammer eingestuft werden, und herkömmliche E-Mail-Clients bieten keine Unterstützung, um dieses Problem zu vermeiden. Das ist ein ernsthaftes Problem, da grosse Internetdienstanbieter Ihre Domain für den E-Mail-Versand sperren, sobald Sie einmal auf einer schwarzen Liste stehen.
Durch die Nutzung eines E-Mail-Zustelldienstes können Sie sicherstellen, dass Sie nicht mit solchen Problemen konfrontiert werden, selbst wenn Sie Massen-E-Mails versenden. Die Dienstleister dieser Services werden von den Internetdienstanbietern als vertrauenswürdige Versender anerkannt und können Tausende von E-Mails versenden, ohne als Spammer identifiziert zu werden.
Spam-Filter sind ein wichtiger Schutzmechanismus, um unerwünschte E-Mails herauszufiltern. Allerdings können sie manchmal auch legitime Nachrichten fälschlicherweise blockieren. Eine professionelle E-Mail-Zustellungsplattform verfügt über ein fundiertes Verständnis der Spam-Filter-Algorithmen und kann Ihre E-Mails so formatieren und kennzeichnen, dass sie diese Filter umgehen. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Nachrichten von Ihren Empfängern gelesen werden.
Unterstützung und Support beim E-Mailversand
Wenn Sie einen E-Mail-Zustelldienst nutzen, haben Sie zudem den Vorteil, jederzeit technischen Support aus der Schweiz zur Verfügung zu haben. Sie müssen sich nicht mit der Reputation Ihrer Domain oder der Gefahr einer schwarzen Liste auseinandersetzen. Stattdessen stehen Ihnen erfahrene Fachleute zur Seite, die Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen.
Kampagnen- und Listenverwaltung
Viele E-Mail-Versanddienstleister ermöglichen Ihnen auch die Verwaltung von E-Mail-Kampagnen, indem sie Ihre Daten in Marketinglisten segmentieren. Dies ist nur eine der Möglichkeiten der Listenverwaltung. Sie können Empfänger automatisch über Formulare oder spezielle Links zu Ihren Listen hinzufügen oder daraus entfernen.
Umfangreiche Analyse- und Berichtsfunktionen
Eine professionelle E-Mail-Zustellungsplattform bietet umfangreiche Analyse- und Reportingmöglichkeiten, mit denen Sie den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagnen messen und optimieren können. Sie erhalten detaillierte Einblicke in Metriken wie Öffnungsrate, Klickrate und Conversion-Rate. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, Ihre E-Mail-Marketingstrategie kontinuierlich zu verbessern und die Ergebnisse zu maximieren.
Zusammenfassung externer E-Mailversand
Insgesamt bietet ein E-Mail-Zustelldienst Ihnen eine Vielzahl von Vorteilen, die Ihnen helfen, Ihre E-Mail-Marketingaktivitäten effektiv zu verwalten, die Zustellbarkeit zu verbessern und bessere Ergebnisse zu erzielen. Es lohnt sich, einen solchen Dienst in Betracht zu ziehen, insbesondere wenn Sie regelmässig grössere Mengen an E-Mails versenden und professionellen Support sowie umfangreiche Analysemöglichkeiten benötigen.
Welche Schweizer Anbieter haben wir bis jetzt erfolgreich getestet?
Was sind die Vorteile von E-Mail-Versand-Outsourcing?
a) Kostenersparnis: Reduzierung von Hardware- und Personalressourcen.
b) Expertise: Zugriff auf das Fachwissen und die Erfahrung von E-Mail-Dienstleistern.
c) Skalierbarkeit: Flexibilität bei der Anpassung der E-Mail-Kapazität an Ihren Bedarf.
d) Reputation und Zuverlässigkeit.
e) Sicherheits- und Datenschutzmassnahmen.
f) Benutzerfreundliche Schnittstellen und Integrationsoptionen.
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